Ohjeistus Vihreiden työryhmille

Tähän ohjeistukseen on koottu tietoa puolueen käytännöistä Vihreiden työryhmien toimintaan sekä ajatuspaja Vision tuesta työryhmille.
1. Budjetti
2. Visio ja työryhmät
3. Kokoontumistilat
4. Matkakulut
5. Kokoustarjoilut
6. Asiantuntijat
7. Raportointivelvoite Visio-tukea varten
8. Vastuuhenkilöt


1.Budjetti

Kaikille työryhmille on varattu puolueen budjettikehyksessä vuodelle 2018 yhteensä 5 000 euroa matka- ja majoituskuluihin sekä 500 euroa muihin kuluihin (tarjoilut, mahdolliset tilavuokrat). Työryhmiä puolueella on noin 14, joten työryhmäkohtainen budjetti on pieni. Kokouksia on siis syytä pitää vain tarvittaessa ja hyvin valmisteltuina. Yksi mahdollisuus on kokoontua puoluekokouksen yhteydessä, koska siihen osallistuu usein merkittävä osa työryhmästä.

Lisäksi Vision kanssa yhteistyössä järjestettävissä tilaisuuksissa ja muissa projekteissa Visio voi maksaa esim. tilavuokran, palkkioita, tarjoiluja sekä markkinointikuluja. (ks. seuraava kohta)

2. Visio ja työryhmät

Puolue ostaa Visiolta ajatuspajakoordinaattori/-tutkijan työajasta 40 % puolueen ohjelmatyön valmisteluun ja työryhmien toiminnan tukemiseen. Työntekijä on työryhmien apuna toiminnansuunnittelussa, tapahtumien järjestämisessä, ohjelmatyössä sekä muissa tarpeellisissa asioissa. Hän toimii myös työryhmien linkkinä toisiinsa sekä puoluetoimistolle ja eduskuntaryhmään. Työntekijä osallistuu työryhmien kokouksiin tarvittaessa. Hän ei toimi työryhmien sihteerinä. Vision ajatuspajakoordinaattorina ja -tutkijana toimii Taru Anttonen: taru.anttonen@visili.fi, 044 727 3244.

Kunkin työryhmän on mahdollista tehdä yhteistyötä ajatuspaja Vision kanssa järjestämällä yhteisen tapahtuman, tekemällä Vihreä Tuuma -verkkolehden teemanumeron tai muun julkaisun tai teettämällä pienen selvityksen. Myös muuta yhteistyön muotoa voi ehdottaa. Yhteistyöstä sovitaan erikseen kunkin työryhmän kanssa.

3. Kokoontumistilat

Puoluetoimiston Koijärvi-salia voi käyttää kokoontumisiin, mutta varaus on syytä tehdä ajoissa, koska tilalla on paljon käyttöä. Tilassa on kokousmikrofoni Skype-yhteyttä varten, mutta ei tietokonetta. Myös Vision kokoustilaa tai Koijärvi-salin perätilaa (kumpikin max noin 10 henkilöä) on mahdollista käyttää, ja Vision kokousmikrofonia voi myös lainata, kunhan asiasta sopii etukäteen. Puoluetoimiston tilojen käyttö edellyttää, että paikat siistitään jälkikäteen. Normaalin toimistoajan ulkopuolella pidettävissä kokouksissa on etukäteen sovittava avaimen noudosta, palautuksesta ja opeteltava hälytysjärjestelmän niksit.

Koijärvi-salin tilojen tiedustelut: toimistopaallikko@vihreat.fi (Maiju Turunen). Vision kokoushuoneen tiedustelut: taru.anttonen@visili.fi
On myös mahdollista pyrkiä sopimaan, että kansanedustaja kutsuu työryöhmän koolle Eduskuntaan. Tämäkin on syytä sopia hyvissä ajoin kansanedustajan avustajan kanssa.
Yhteystiedot: www.vihreat.fi/ihmiset/kansanedustajat
Työryhmät ovat käyttäneet kokoontumisiinsa myös ravintoloiden kabinetteja, jonkun työryhmän jäsenen työpaikan kokoustiloja tms.

4. Matkakulut

Työryhmien jäsenet voivat tilata junaliput etukäteen puoluetoimistolta ja mieluusti hyvissä ajoin, koska ne yleensä ovat tällöin halvempia. Näin pystytään mm. hyödyntämään puolueen joillekin matkaväleille hankkimia alennussarjalippuja. Matkaliput tilataan hallintopäälliköltä, hallintopaallikko@vihreat.fi (Risto Kankaanpää). Ilmoita sopivat junavuorot sekä mahdolliset alennukset (opiskelija tms.). Jos haluat junaliput myös tekstiviestinä, ilmoita tilauksen yhteydessä puhelinnumerosi. Puolueen matkatilille ei pysty ostamaan pääkaupunkiseudun lähiliikenteen lippuja. Näiden osalta täytyy hankkia itse liput ja tehdä matkalasku kokouksen jälkeen.

Älä tilaa lippuja, ellet ole lähes varma, että myös käytät ne. Puolue ei saa turhista lipuista palautusta ja niitä on hankala saada käytettyä toisaallakaan. Jos matka on vielä epävarma, voi aina odottaa kokoukseen asti ja hankkia liput itse sekä laskuttaa puoluetta jälkikäteen puolueen matkalaskulomakkeella.

Tarkemmin matkakorvauksista puolueen matkustussäännössä.

5. Kokoustarjoilut

Puolue kustantaa kohtuuhintaiset kokoustarjoilut. Kustannusten kurissa pitämiseksi suositus on, että tarjoilut ostetaan kaupasta eikä käytetä kahvilapalveluita. Puoluetoimistolla voi käyttää toimiston kahvia ja teetä. Tuo kuitenkin oma kahvimaito. Jos työryhmän kokous on puoluetoimistolla, voi tarjoilut käydä ostamassa Iso-Roobertinkadun K-kaupasta puolueen tilille. Tiliostoksista kuitti (johon on kirjoitettu, minkä kokouksen tarjoiluista on kyse) on toimitettava toimistopäällikölle. Ohjeet saa toimistopäälliköltä. Muualta tehdyistä ostoksista voi laskuttaa kuittia vastaan (laskutusosoite: Vihreä liitto rp, PL 1193, 02066 DOCUSCAN). Huomioi, että puolueen työntekijät eivät hanki kokoustarjoiluja, vaan työryhmät ovat vastuussa niiden hankkimisesta ja puolueen/Vision tilojen siistimisestä kokouksen jälkeen.

6. Asiantuntijat

Työryhmät voivat kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita tarpeen mukaan. Asiantuntijoille ei makseta palkkioita, mutta matkakulut korvataan puolueen matkustussäännön mukaisesti.

7. Raportointivelvoite Visio-tukea varten

Opintokeskus Visio maksaa pientä tukea puolueen koulutustilaisuuksista. Tämä edellyttää jokaisen työryhmätapaamisen raportoimista erillisen nettilomakkeen kautta. Raportoinnista on toimitettu ohjeet työryhmän puheenjohtajalle. Raportointi on tärkeää, sillä matkalaskuja tarkistettaessa näistä tiedoista varmistetaan, että henkilö on osallistunut työryhmätapaamiseen, josta matkalasku lähetetään.

8.Vastuuhenkilöt

Puolueen käytännöt ja matkalaskut: Hallintopäällikkö Risto Kankaanpää, hallintopaallikko@vihreat.fi
Koijärvi-salin tilojen varaukset: Maiju Turunen, toimistopaallikko@vihreat.fi
Koordinaatio muiden puolue-elinten kanssa, Visio-yhteistyö ja Vision kokoushuoneen varaukset: Taru Anttonen, taru.anttonen@visili.fi, 044-727 3244

Jaa sivu: