Käyttöohjeet sähköpostilistojen ylläpitäjälle

1. Vihreat.fi -sähköpostilistoja ylläpidetään netin kautta. Jokaisella listalla on nk. hallintasivu, jonka osoitteen ja salasanan tarvitset päästäksesi tekemään ylläpitotoimia.

  • Hallintasivujen osoite ja salasana on toimitettu ylläpitäjälle, kun lista on perustettu.
  • Listan ylläpitäjän voi vaihtaa 'Yleiset valinnat' -sivulla ja salasanan vastaavasti 'Salasanat'-sivulla. Jäsenyhdistysten listojen ylläpitäjän vaihdon hoitaa yhdistys itse.
  • Jos olet listan uusi ylläpitäjä, eikä edeltäjäsi ole toimittanut sinulle hallintasivujen osoitetta ja salasanaa, saat ne tarvittaessa hallintopäälliköltä.

2. Hallintasivuille kirjautuessasi tulet 'Yleiset valinnat' -sivulle, josta voit muuttaa listan perusasetuksia.

  • Voit mm. kirjoittaa sinne listan yleiskuvauksen ja tervetulotekstin, joka lähetetään uusille listalaisille.

3. Yleensä ylläpitäjä tarvitsee vain 'Tilausten hallinta' -alasivua, josta pystyy hallinnoimaan listan tilaajia.

4. 'Tilausten hallinta' -sivulla on kolme alasivua:

  • "Jäsenlista", jolta näet listan kaikki tilaajat sähköpostiosoitteen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Jokaisen sähköpostiosoitteen alla on laatikko, johon kannattaa täydentää jäsenen selkokielinen nimi, jos sähköpostiosoite ei sitä kerro. (Selkokielisen nimen saa mukaan myös silloin, kun lisää uuden tilaajan listalle, ks. kohta 5 alla.)
  • "Joukkoliittäminen", jolla voit lisätä uusia tilaajia
  • "Joukkopoisto", jolla voit poistaa tilaajia (mutta se onnistuu helpoiten suoraan "Jäsenlistasta", ks. alla)

5. Uusien tilaajien lisääminen:

  • "Joukkoliittäminen" -sivulla on laatikko uusia sähköpostiosoitteita varten (ylempi kahdesta laatikosta, alemman 'lisätietoteksti'-laatikon voi jättää tyhjäksi).
  • Kirjoita tähän laatikkoon listalle liitettävien uusien henkilöiden sähköpostiosoitteet, yksi osoite yhdelle riville, ja klikkaa sivun alalaidasta 'Lähetä muutoksesi' -nappia.
  • Jos sähköpostiosoitteesta ei selviä henkilön oikea nimi, se on hyvä lisätä sulkuihin perään, tähän tapaan: meikku89@hotmail.com (Mervi Meilaaja). Tällöin oikea nimi tallettuu osoitelistaukseen, jolloin myöhemminkin voi tarkistaa, keitä henkilöitä listalla on. 

6. Vanhojen tilaajien poisto:

  • Onnistuu helpoiten, kun 'Tilausten hallinnan' alla 'Jäsenlistassa' laittaa poistettavan osoitteen kohdalle rastin 'erota'-laatikkoon ja klikkaa sivun alalaidasta 'Lähetä muutoksesi' -nappia.
  • Voit kokeilla vaikkapa omalla osoitteellasi lisäämistä ja poistamista, se selkeyttää huomattavasti.

7. Viestit listan ulkopuolisesta osoitteesta:

  • Useimmilla listoilla on estetty viestien lähettäminen listan ulkopuolisesta osoitteesta. Näin voidaan estää roskapostin ja vahinkoviestien pääsy listalle.
  • Eston voi tarkistaa kohdasta 'Yksityisyysasetukset', alakohta 'Lähettäjän suodattimet'. Jos kohdassa 'Toiminto, joka tehdään ei-jäsenten lähetyksille, joille ei muuta nimenomaista toimintoa ole määritelty' on merkitty 'Pidätä', on suodatus päällä.
  • Kun suodatus on päällä, tulee ylläpitäjälle aika ajoin viestejä, joiden mukaan 'Ylläpitäjän toimia tarvitaan seuraavassa postituslistalle osoitetussa viestissä'. Klikkaa itsesi viestissä olevalle nettisivulle ja tee jompikumpi:
    • Jos kyseessä on roskaposti tai muu viesti, joka ei kuulu listalle, valitse 'Poista'.
    • Jos kyseessä on listalle kuuluva viesti - tyypillisesti jonkun listalla olijan kakkososoitteesta käsin - valitse 'Hyväksy'. Lisäksi sinun kannattaa ruksata kohta 'Lisää [osoite] lähettäjän suodatukseen' ja 'Hyväksytyt'. Tällöin sinun ei enää jatkossa täydy hyväksyä erikseen samasta osoitteesta tulevia viestejä.

Lisätietoja ja opastusta voit kysyä postituslistapalvelimen ylläpidolta. Autamme mielellämme, jos tulee vaikeuksia!

Jaa sivu: